При обнаружении несоответствия продукции по качеству, маркировке, упаковке требованиям стандартов и данным сопроводительных документов приостанавливают дальнейшую приемку и лица, проверяющие качество продукции, составляют акт приемки. В нем указывают количество осмотренной продукции и характер выявленных дефектов. Содержание акта приемки должно быть убедительным и обоснованным. Поэтому в нем следует детально охарактеризовать, в каком виде поступила продукция, в каких условиях хранилась, а также указать состояние тары и упаковки, дефекты изделий и их характер.
Получатель обязан обеспечить сохранность товара и вызвать для участия в продолжении приемки представителя поставщика.
Порядок вызова представителей такой же, как и в случае выявления недостачи товара.
При своевременном прибытии представителя поставщика недоброкачественность продукции удостоверяют двусторонним актом, который подписывают все лица, участвовавшие в проверке качества продукции. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. Если при оценке качества товара у сторон возникают разногласия или представитель поставщика не явился, для проверки качества вызывают представителя соответствующей инспекции по качеству или эксперта бюро товарных экспертиз. Лишь при отсутствии инспекции по качеству или бюро товарных экспертиз в месте нахождения получателя, а также в случае отказа их выделить представителя или его неявки по вызову получателя проверка может производиться с участием компетентных представителей других предприятий или общественности предприятия-получателя.
В случае возникновения разногласий между сторонами в оценке качества товара отбирают новые образцы (пробы), которые опломбировывают и снабжают этикетками, подписанными лицами, участвовавшими в отборе. Один из отобранных образцов остается у получателя, второй направляют изготовителю, третий отдают на испытание в лабораторию инспектирующей или незаинтересованной организации. Об отборе образцов составляется акт. Отобранные образцы должны храниться получателем и изготовителем до решения спора.
Торговые организации имеют право независимо от приемки товаров, произведенной ими в установленные сроки, актировать производственные недостатки изделий, обнаруженные при подготовке их к продаже, в течение гарантийного срока хранения.
При приемке кондитерских изделий надо учитывать следующее: поставка кондитерских изделий должна производиться в течение не более чем 1/3 гарантийного срока хранения данного изделия. Поэтому необходимо тщательно контролировать дату изготовления и срок поставки продукции, учитывая гарантийный срок хранения изделий каждого вида.