Порядок и правила оформления приемки кондитерских товаров по количеству и качеству регулируют следующие документы: Положение о поставках товаров народного потребления; Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству; Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству; Особые условия поставки кондитерских изделий; ГОСТ 5904—74 «Кондитерские изделия. Правила приемки, методы отбора и подготовки проб для лабораторных испытаний» и ГОСТ 8756.0—70 «Продукты пищевые консервированные. Отбор проб и подготовка их к испытанию».
Проводить приемку товаров имеют право лишь лица, уполномоченные руководителем предприятия.
Кондитерские товары принимают как от органов транспорта, так и непосредственно от поставщика. Цель приемки — это, во-первых, проверка количества поступившей продукции и, во-вторых, контроль ее качества.
Лица, осуществляющие приемку, должны знать, какие требования предъявляются к товару в стандартах, а также уметь разбираться в причинах обнаруженных отклонений и устанавливать степень вины и ответственности поставщика или органов транспорта за недостачу либо порчу товаров. При этом необходимо учитывать следующее. Ответственность за недостачу и порчу продукции, поступившей в исправном вагоне или контейнере с ненарушенными пломбами, несет поставщик.
Для установления ответственности за недостачу или порчу товаров, поступивших в неисправном вагоне или контейнере, важно знать особенности правил погрузки. Органы транспорта обязаны подавать под погрузку исправные транспортные средства или контейнеры, годные для перевозки кондитерских изделий. Поставщик (отправитель) в свою очередь обязан проверить перед погрузкой техническую исправность и коммерческую пригодность транспортных средств или контейнеров для перевозки кондитерских изделий. Ответственность за недостачу или порчу продукции, возникшую из-за погрузки ее в неисправные вагоны или контейнеры, несет поставщик. Органы транспорта отвечают за недостачу или порчу продукции лишь в двух случаях: при обнаружении скрытых недостатков вагонов или контейнеров, которые поставщик не мог установить; при нарушении состояния вагонов или контейнеров в пути.
Обязательным условием приемки товаров по количеству и качеству является соблюдение правил, касающихся места и сроков приемки, состава участников, правильности оформления актов, позволяющих установить виновного в недостаче или порче груза.